Những lưu ý trong quan hệ đối tác

Khi áp lực về các vấn đề mà cá nhân/ tổ chức của chúng ta phải đối mặt trở nên phức tạp hơn, ý tưởng về hợp tác giữa các tổ chức có thể hứa hẹn nhiều cơ hội để các tổ chức đi xa hơn trong việc hỗ trợ các nhóm đối tượng hưởng lợi và phát triển tổ chức. Thông qua mối quan hệ đối tác, các tổ chức có thể đóng góp phần của mình và cũng gặt hái được những lợi ích của những nỗ lực của đối tác; thúc đẩy việc học tập và phát triển các kỹ năng và kiến thức; để đạt được mục tiêu chung. Các tổ chức cũng tìm kiếm các đối tác để tăng giá trị thông qua các nỗ lực kết hợp. Mặc dù các tổ chức có thể có các cấu trúc và cách tiếp cận khác nhau nhưng cùng nhau làm việc theo các mục đích chung và chia sẻ kết quả đạt được.

Nếu bạn đang cân nhắc việc phát triển quan hệ đối tác, bạn nên làm quen với những gì mà mối quan hệ đối tác thực sự mang lại. Có một số lưu ý trong các cách tiếp cận để hợp tác như sau:

• Khả năng lãnh đạo

Quan hệ đối tác bao hàm sự lãnh đạo chia sẻ giữa các cá nhân được tôn trọng được các tổ chức của họ công nhận và trao quyền để xây dựng sự đồng thuận và giải quyết xung đột. Tuy nhiên, có một tổ chức thường sẽ đi đầu trong việc quản lý quy trình. Các đối tác phải có sự tin cậy vào khả năng dẫn dắt của nhau một cách hiệu quả và thành thật.

• Hiểu biết chung

Các đối tác cần phải hiểu khuôn khổ tổ chức, văn hoá, giá trị và cách tiếp cận của nhau. Các đối tác cũng cần có sự hiểu biết rõ ràng về vai trò, trách nhiệm của các thành viên, và sự phân công lao động của đối tác.

• Mục đích

Các mối quan hệ đối tác phải được hướng dẫn bởi một tầm nhìn và mục đích chung nhằm xây dựng lòng tin và nhận ra giá trị và sự đóng góp của tất cả các thành viên. Mỗi đối tác phải hiểu và chấp nhận tầm quan trọng của các mục tiêu đã thỏa thuận. Điều này dẫn đến việc phối hợp tốt hơn các chính sách, chương trình và cung cấp dịch vụ. Các quy trình ra quyết định được chia sẻ và minh bạch cũng rất cần thiết khi các đối tác làm việc theo mục đích chung của họ.

• Văn hoá và Giá trị

Các giá trị “văn hóa tổ chức” được chia sẻ, sự hiểu biết lẫn nhau, và sự chấp nhận những khác biệt (ví dụ như các tiêu chuẩn, cách làm việc) rất quan trọng đối với các đối tác thành công. Các đối tác cần thảo luận về văn hoá tổ chức của họ để xác định làm thế nào để làm việc với những điểm mạnh và điểm yếu của họ. Khi các đối tác tôn trọng sự đóng góp của nhau và công bằng, họ có thể có được sự tham gia tích cực của các đại diện tổ chức, những người sẽ đóng một vai trò quan trọng trong quan hệ đối tác.

• Học tập và Phát triển

Một hợp tác lành mạnh thúc đẩy một bầu không khí học tập. Điều này có thể bao gồm giám sát và đánh giá để cải thiện của các thành viên. Sự cởi mở và mong muốn đầu tư vào các kỹ năng và kiến ​​thức của đối tác sẽ tạo cơ hội để hoàn thành công việc cùng nhau và học hỏi lẫn nhau. Trong môi trường này, các thành viên có thể phản ánh thành thật về cả thành công và thất bại.

• Giao tiếp

Nếu một quan hệ đối tác thành công thì phải có giao tiếp hiệu quả ở tất cả các cấp trong quan hệ đối tác và bên trong mỗi tổ chức đối tác. Ngoài ra, các vòng phản hồi mạnh mẽ cần được phác thảo từ đầu mối quan hệ để tất cả các bên liên quan nhận được thông tin kịp thời.

• Quản lý Hiệu suất

Cơ cấu hợp tác thích hợp, thực tiễn quản lý và nguồn lực phải được thực hiện để đạt được mục đích, mục tiêu và các kết quả của quan hệ đối tác. Các Thành viên phải thể hiện cả trách nhiệm giải trình cho các hành động và quyền sở hữu của mình để đạt được mục tiêu mà họ chịu trách nhiệm.

CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH QUAN HỆ ĐỐI TÁC

1. Xác định nhu cầu hợp tác

Xác định lợi ích cá nhân/ tổ chức khi tham gia hợp tác là bắt buộc. Cần làm rõ các câu hỏi

• Lợi ích ngắn hạn là gì
• Tổ chức của chúng tôi cần gì để hoàn thành mục tiêu trong 12 tháng tới để duy trì quan hệ hợp tác
• Lợi ích lâu dài là gì?
• Cần làm gì để trong kế hoạch dài hạn để đạt được mục tiêu

2. Bắt đầu quá trình

Xây dựng quan hệ đối tác không chỉ là trách nhiệm của lãnh đạo mà là của tất cả mọi người. Vì vậy, cần soạn thảo 1 bộ quy tắc cơ bản cho tất cả mọi người trong quan hệ đối tác. Một số quan hệ đối tác điều này chỉ cần được làm rõ trong hợp đồng, nhưng 1 số khác cần soạn thảo 1 bộ quy trình với sự phân chia trách nhiệm lợi ích rõ ràng để đạt được mục tiêu chung

Ví dụ: “Tại sao tôi ở đây?”, “Vai trò của tôi là gì?”, “Chúng ta có các ưu tiên đúng không? “.Điều quan trọng là bạn phải làm việc thông qua giai đoạn “giông tố” này để nhóm có thể được cởi mở và trung thực về nhận thức của họ. Định hình là giai đoạn mà các đối tác bắt đầu phát triển các giao thức và đạt được thỏa thuận chia sẻ. Phát triển là khi các đối tác làm việc cùng trơn tru và hoàn thành mục tiêu của họ.

3. Thiết lập và duy trì quan hệ đối tác

Thường có sự mập mờ hoặc mâu thuẫn về phân chia trách nhiệm giữa quan hệ đối tác và các đối tác cá nhân. Ví dụ, thường khó phân biệt rõ ràng giữa chiến lược và ra quyết định hoạt động (hàng ngày). Các đối tác có thể miễn cưỡng ủy quyền cho đối tác. Do đó, đối tác có thể thiết lập một điều lệ chung hoặc cam kết rõ ràng bằng văn bản (đôi khi được gọi là “điều khoản tham chiếu”). Văn bản này đưa ra các mục tiêu chính, các thủ tục, cơ cấu và kết quả của quan hệ đối tác. Tài liệu này cũng cần phản ánh kế hoạch chiến lược, tạo thành nền tảng cho công việc của đối tác.

Tài liệu này cung cấp cho các thành viên một cái nhìn khái quát về hành động được thỏa thuận sẽ được thực hiện và phát triển ý thức trách nhiệm chung cho thành tựu và thất bại của đối tác. Nó cũng mang lại cho các đối tác một số cấu trúc và ranh giới để làm việc bên trong, trong khi cho phép linh hoạt cho sự thay đổi và tăng trưởng. Trong giai đoạn thiết lập, các đối tác cũng có thể phát triển một kế hoạch làm việc cụ thể và đồng ý về quy trình quản lý hiệu quả để nhân viên biết họ muốn đạt được những gì và cách họ đang làm.

4. Vượt qua thách thức: Xác định rõ các rào cản tiềm ẩn để cùng nhau giải quyết

Nó giúp dự đoán các rào cản tiềm ẩn để làm việc hiệu quả với các đối tác của bạn. Một số rào cản rất quan trọng, có nghĩa là chúng liên quan đến các vấn đề về tài chính, chiến lược, hoặc quản trị. Những vấn đề này có thể liên quan đến khả năng tương thích lãnh đạo, mức độ tin tưởng, khả năng giải quyết vấn đề chung, hoặc khả năng giải quyết xung đột.

Các thách thức khác mà mối quan hệ đối tác có thể gặp phải bao gồm xung đột giữa các bên liên quan, xung đột giữa các nền văn hoá tổ chức khác nhau, các chính sách cứng nhắc về sở hữu, các tranh chấp về sự tham gia, phân công vai trò. Khi mối quan hệ hợp tác tiến triển, các đối tác phải xác định bất cứ rào cản nào tồn tại và cùng nhau giải quyết chúng.

5. Quy trình giám sát và đánh giá đối tác hiệu quả

Các đối tác cần tạo ra các phương pháp để đánh giá và điều chỉnh các mục đích và mục tiêu. Điều này có nghĩa là cung cấp cơ hội để tìm hiểu những gì đã thành công và những gì không và để xây dựng những bài học và kế hoạch sửa đổi. Các quy trình quản lý hiệu suất, như làm rõ các kỳ vọng về hoạt động và cung cấp phản hồi, cũng như góp phần quan trắc và đánh giá đối tác.

Ngoài ra, điều quan trọng là theo dõi và báo cáo về “sức khoẻ” của mối quan hệ làm việc giữa các đối tác thông qua việc sử dụng một cơ chế chính thức. Điều này giúp xác định mâu thuẫn đang có, nhận thức tiêu cực hoặc rủi ro về mối quan hệ, sau đó có thể được xây dựng một cách có chủ ý trước khi cắt đứt quan hệ đối tác. Cần phải nhìn vào nhiều mối quan hệ để xác định những rào cản về tổ chức đối với sự hợp tác hiệu quả.

Giám sát và đánh giá cũng giúp các đối tác đoán trước những thay đổi có thể ảnh hưởng đến quan hệ đối tác để họ có thể cùng nhau lên kế hoạch cho những tác động của sự thay đổi đó. Ví dụ, điều này giúp quan hệ đối tác:

• Thích ứng với các thay đổi về môi trường cạnh tranh hoặc quy định
• Mở rộng, giảm bớt hoặc thay đổi trọng tâm của mối quan hệ đối tác, nếu cần
• Giảm các ảnh hưởng tiêu cực của việc thu hẹp, sáp nhập hoặc tái cấu trúc
• Đáp lại việc tổ chức lại và / hoặc khởi hành của nhân sự chủ chốt

MỘT SỐ RÀO CẢN ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ HỢP TÁC

Khi mối quan hệ phát triển, các đối tác phải làm việc để giải quyết bất kỳ khối đường nào có thể phát sinh. Các rào cản điển hình ngăn cản tính bền vững của quan hệ đối tác bao gồm:

• Tầm nhìn hạn chế hoặc không truyền cảm hứng
• Thiếu mục đích rõ ràng hoặc sự hiểu biết không nhất quán về mục đích
• Cạnh tranh giữa các đối tác dẫn dắt hoặc thống trị bởi một đối tác
• Sự cân bằng quyền lực và kiểm soát không đồng đều và / hoặc không thể chấp nhận được
• Thiếu sự hỗ trợ từ các tổ chức có quyền ra quyết định trong quan hệ đối tác
• Thiếu cam kết
• Sự khác biệt văn hóa thái độ làm việc
• Sự hiểu biết không đầy đủ về vai trò và trách nhiệm
• Thiếu sự giao tiếp, Thiếu sự giám sát, đánh giá
• Không có tinh thần học hỏi và xây dựng
• Các cam kết về tài chính và thời gian lớn hơn lợi ích tiềm năng

Nguồn: Businesstown